Informacja dla klienta dotycząca zasad składania reklamacji/skarg/wniosków

W przypadku posiadania zastrzeżeń dotyczących usług świadczonych przez Bank w zakresie wykonywanych czynności bankowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, klient ma prawo złożyć reklamację.

Forma i miejsce złożenia reklamacji

§ 1

1. Reklamacja może być złożona:

1) osobiście w Centrali (siedzibie Banku) lub w dowolnym Oddziale/Filii/Punkcie kasowym w formie pisemnej lub ustnej do protokołu;

2) telefonicznie w formie ustnej poprzez kontakt z Bankiem, na numer podany na stronie internetowej Banku, tj. www.bswiecbork.pl;

3) listownie w formie pisemnej na adres Banku, podany na stronie internetowej Banku;

4) z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej:

a) wysyłając e-mail na adres podany na stronie internetowej Banku, tj. bswiecbork@bswiecbork.pl lub za pośrednictwem skrzynki elektronicznej albo

b) za pomocą systemu transakcyjnego Internet Banking.

Numer telefonu, adres e-mail Banku oraz adres korespondencyjny wywieszone są także na tablicach ogłoszeniowych w poszczególnych placówkach Banku.

2. W przypadku reklamacji dotyczących kart płatniczych składanych przez klientów innych niż instytucjonalnych (za wyjątkiem osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym wspólników spółek cywilnych oraz rolników) w formie ustnej, Bank wezwie klienta do uzupełnienia reklamacji poprzez złożenie podpisu na formularzu reklamacji wypełnionym przez pracownika Banku w terminie 2 dni roboczych od momentu otrzymania wezwania.

3. Reklamacje dotyczące transakcji dokonanych kartami płatniczymi winny być składane na obowiązującym w Banku formularzu, przy czym reklamację dotyczącą każdej transakcji należy złożyć na oddzielnym formularzu. Do reklamacji – o ile to możliwe – należy dołączyć dokumenty, dodatkowe informacje/wyjaśnienia dotyczące reklamowanej transakcji.

4. Adresy Centrali, Oddziałów i Punktów kasowych znajdują się na stronie internetowej Banku: www.bswiecbork.pl oraz wywieszone są na tablicach ogłoszeniowych w poszczególnych placówkach Banku.

Zakres danych zawartych w reklamacji

§ 2

1. Treść reklamacji złożonej w formie pisemnej, powinna zawierać:

1) imię i nazwisko lub nazwę klienta;

2) adres korespondencyjny;

3) dokładny opis zdarzenia lub przedmiotu zastrzeżeń klienta;

4) oczekiwany przez klienta stan po rozpatrzeniu zastrzeżeń;

5) własnoręczny podpis klienta.

6) numer telefonu w przypadku wyrażenia przez klienta woli otrzymania odpowiedzi na reklamację za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).

z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Reklamacja dotycząca transakcji dokonywanych kartami płatniczymi oprócz danych zawartych w ust. 1 dodatkowo powinna zawierać:

1) imię i nazwisko posiadacza karty/użytkownika karty;

2) numer karty;

3) numer rachunku, do którego wydano kartę;

4) datę transakcji;

5) kwotę transakcji;

6) miejsce dokonania reklamowanej transakcji (nazwę placówki, miasto, państwo), zgodnie z danymi zaksięgowanej transakcji.

3. W przypadku stwierdzenia przez Bank braku informacji wymaganych do rozpatrzenia reklamacji, Bank zwraca się do klienta o ich uzupełnienie w formie, w jakiej klient złożył reklamację.

4. W sytuacji odmowy podania przez klienta wszystkich danych niezbędnych do rozpoczęcia procesu dotyczącego rozpatrzenia reklamacji, Bank informuje klienta, że rozpatrzenie reklamacji nie będzie możliwe ze względu na niekompletność oświadczenia klienta. Niezależnie od powyższego klient jest informowany o rozpatrzeniu reklamacji niezwłocznie, w terminie określonym w § 3 ust. 1 lub 2.

5. Formularze reklamacji dostępne są poniżej.

Termin rozpatrzenia reklamacji

§ 3

1. Odpowiedź na reklamację winna być udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 15 dni roboczych w przypadku reklamacji, które dotyczą praw i obowiązków wynikających z Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych lub 30 dni kalendarzowych w pozostałych przypadkach, od dnia otrzymania reklamacji przez Bank.

2. W szczególnie skomplikowanych przypadkach terminy o którym mowa w ust. 1 mogą ulec wydłużeniu do 35 dni roboczych w przypadku reklamacji, które dotyczą praw i obowiązków wynikających z Ustawy o usługach płatniczych, oraz do 60 dni kalendarzowych w pozostałych przypadkach.

3. Za szczególnie skomplikowane przypadki uznaje się konieczność uzyskania przez Bank dodatkowych informacji od podmiotów trzecich współpracujących z Bankiem, niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji, m.in. reklamacje kartowe, sprawy związane z windykacją kredytów, sprawy spadkowe, fraudy, reklamacje składane przez system Ognivo, Sorbnet, SWIFT.

4. W przypadku braku możliwości udzielenia odpowiedzi na złożoną reklamację w terminie określonym w ust. 1, Bank informuje o tym klienta w formie pisemnej, w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji wraz z podaniem:

1) przyczyn opóźnienia w rozpatrywaniu reklamacji;

2) okoliczności, które muszą zostać ustalone dla rozpatrzenia zastrzeżeń klienta;

3) przewidywanego terminu udzielenia odpowiedzi na złożoną reklamację, który nie może być dłuższy niż określony w ust. 2.

5. Do zachowania terminu, o którym mowa w ust. 1 i 2, wystarczy wysłanie odpowiedzi przed jego upływem, a w przypadku odpowiedzi udzielonych na piśmie – nadanie w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu art. 3 pkt 13 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.

6. Udzielając odpowiedzi na reklamację Bank bierze pod uwagę stan faktyczny istniejący w ostatnim dniu terminu na udzielenie odpowiedzi na reklamację, chyba że informacje i ewentualne dokumenty, jakimi dysponuje Bank, umożliwiają udzielenie odpowiedzi wcześniej.

7. W przypadku gdy zmianie ulegnie stan faktyczny, w oparciu o który Bank udzielił odpowiedzi na reklamację, Bank ponownie rozpoznaje reklamację biorąc pod uwagę zmieniony stan faktyczny, o ile zmiany nastąpiły na korzyść klienta.

Sposób powiadomienia o rozpatrzeniu reklamacji

§ 4

1. Odpowiedź na reklamację udzielana jest:

1) w formie papierowej i wysyłana listem poleconym na adres wskazany w reklamacji lub za pośrednictwem skrzynki elektronicznej – z zastrzeżeniem pkt 2;

2)na innym trwałym nośniku i na wniosek klienta – w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej – na adres mailowy, z którego reklamacja została wysłana, chyba że klient poda w reklamacji inny adres mailowy poprzez załączenie skanu odpowiedzi.

Bank dopuszcza możliwość odbioru osobistego odpowiedzi na reklamację w placówce Banku przez klienta wraz z pisemną adnotacją na egzemplarzu odpowiedzi dla Banku: ,,Odebrałem/-am osobiście w placówce Banku w dniu … Podpis klienta”.

2. W odniesieniu do klientów, którzy nie zawarli z Bankiem umowy, a złożyli reklamację, odpowiedź wysyłana jest na adres wskazany w reklamacji lub adres mailowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.

Usługa Chargeback

§ 5

1. W przypadku transakcji dokonywanych kartami Bank przeprowadza usługę chargeback na wniosek posiadacza karty/użytkownika karty w przypadku, gdy:

1) zakupiony towar nie został dostarczony zgodnie z umową;

2) zakupiony towar jest niezgodny z opisem (umową) bądź uszkodzony;

3) zakupiona usługa nie została wykonana albo jest niezgodna z opisem (umową);

4) dokonany został zwrot towaru, ale nie nastąpił zwrot zapłaconych środków pieniężnych;

2. Bank przeprowadza usługę chargeback po podjęciu przez posiadacza karty/użytkownika karty działań w stosunku do akceptanta, mających na celu odzyskanie kwoty transakcji lub dostarczenie towaru/usługi zgodnie z umową albo innych wymogów, od których spełnienia uzależnione będzie uruchomienie usługi chargeback, jak zastrzeżenie karty.

3. Posiadacz karty/użytkownik karty składa wniosek o usługę chargeback niezwłocznie po stwierdzeniu sytuacji określonej w ust. 1 i podjęciu działań, o których mowa w ust. 2.

4. Do wniosku o usługę chargeback klient winien dołączyć następujące dokumenty:

1) potwierdzenie zawarcia umowy, zakupu towaru lub usługi;

2) pisemne wyjaśnienie zawierające informacje wskazane w § 2 ust. 2;

3) szczegółowy opis zdarzenia oraz wykaz niezgodności;

4) informację na temat działań podjętych wobec akceptanta (tj. co najmniej wskazanie: daty i formy kontaktu posiadacza karty/użytkownika karty z akceptantem, danych akceptanta, treści zgłoszonego żądania oraz odpowiedzi udzielonej przez akceptanta);

5) informację, czy towar został zwrócony, a jeśli nie – jaka jest tego przyczyna, potwierdzenie odesłania otrzymanego towaru lub opis podjętych prób zwrotu towaru;

6) informację o rezygnacji z usługi bądź innych żądaniach skierowanych do usługodawcy oraz potwierdzenie rezerwacji, anulacji otrzymanej od usługodawcy lub paragonu z informacją o zwrocie środków pieniężnych.

5. Usługa chargeback jest przeprowadzana zgodnie z międzynarodowymi regulacjami organizacji płatniczej, której logo znajduje się na karcie wykorzystanej do transakcji (Visa lub Mastercard) na zasadach i w terminach wskazanych przez te organizacje płatnicze.

6. Decyzja w sprawie zwrotu kwoty transakcji posiadaczowi karty/użytkownikowi karty jest niezależna od Banku.

7. Bank informuje posiadacza karty/użytkownika karty o decyzji akceptanta, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej otrzymania; w przypadku stwierdzenia bezzasadności żądania zgłoszonego we wniosku o chargeback, kwota kwestionowanej transakcji nie jest zwracana.

Zgłaszanie nieautoryzowanych transakcji płatniczych

§ 6

1. W przypadku zgłoszenia przez klienta transakcji płatniczej, która według twierdzenia klienta nie była przez niego autoryzowana, po stwierdzeniu przez Bank, że transakcja nie była autoryzowana, Bank niezwłocznie nie później jednak niż do końca dnia roboczego następującego po dniu stwierdzenia wystąpienia nieautoryzowanej transakcji przywróci rachunek klienta do stanu, jaki istniałby, gdyby transakcja nie miała miejsca.

2. Bank niezwłocznie przekazuje klientowi informację, o przywróceniu lub odmowie przywrócenia rachunku do stanu jaki istniałby, gdyby transakcja nie miała miejsca.

Informacje dodatkowe

§ 7

1. Bank podlega nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego.

2. W razie sporu z Bankiem klient będący konsumentem może zwrócić się o pomoc do Miejskiego lub Powiatowego Rzecznika Konsumenta.

3. W przypadku reklamacji dotyczących ubezpieczeń, klient Banku ma możliwość zwrócenia się o pomoc do Rzecznika Finansowego.

4. Od stanowiska zawartego w odpowiedzi na reklamację klient może:

1) odwołać się do wyższych szczebli decyzyjnych Banku, w tym Rady Nadzorczej Banku;

2) złożyć zapis na Sąd Polubowny przy Komisji Nadzoru Finansowego;

3) skorzystać z instytucji Arbitra Bankowego przy Związku Banków Polskich, o ile wartość przedmiotu sporu nie jest wyższa niż 12.000 zł*;

4) złożyć wniosek do Rzecznika Finansowego** w sprawie rozwiązania sporu lub

5) wystąpić z powództwem do sądu powszechnego.

5. Zasady opisanej w ust. 4 pkt. 4 nie stosuje się do klientów instytucjonalnych za wyjątkiem osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym wspólników spółek cywilnych i rolników.

Skargi

§ 8

1. W przypadku posiadania zastrzeżeń dotyczących usług świadczonych przez Bank lub wykonywanej działalności, nie stanowiących reklamacji, klient ma prawo złożyć skargę.

2. Do skarg stosuje się odpowiednio zasady zawarte w §§ 1-4, § 7 ust. 1, 2, 3, 4 pkt. 1.

Wnioski

§ 9

1. Przedmiotem wniosku mogą być sprawy dotyczące poprawy funkcjonowania Banku, lepszego zaspokojenia potrzeb klientów, usprawnienia pracy lub poszerzania oferty Banku.

2. Do wniosków stosuje się odpowiednio zasady zawarte w §§ 1-4.

Informacja o podmiotach rozpatrujących spory konsumenckie

Bank Spółdzielczy w Więcborku, na podstawie Ustawy z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich, informuje, że podmiotem uprawnionym właściwym do pozasądowego rozwiązywania sporów powstałych pomiędzy Bankiem a konsumentami oraz osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, wspólnikami spółek cywilnych oraz rolnikami, jest Rzecznik Finansowy. Szczegółowe informacje o zasadach rozwiązywania sporów można uzyskać w Biurze Rzecznika Finansowego pod adresem: Al. Jerozolimskie 87, 02-001 Warszawa oraz na jego stronie internetowej: https://rf.gov.pl.

Bank Spółdzielczy w Więcborku, na podstawie Ustawy z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich, informuje, że podmiotem uprawnionym właściwym do pozasądowego rozwiązywania sporów powstałych pomiędzy Bankiem a konsumentami oraz osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, wspólnikami spółek cywilnych oraz rolnikami, jest Sąd Polubowny przy Komisji Nadzoru Finansowego, na zasadach określonych w Regulaminie Sądu Polubownego. Szczegółowe informacje o zasadach rozwiązywania sporów można uzyskać pod adresem: ul. Piękna 20, 00-549 Warszawa oraz na jego stronie internetowej: https://knf.gov.pl.

Bank Spółdzielczy w Więcborku, na podstawie Ustawy z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich, informuje, że podmiotem uprawnionym właściwym do pozasądowego rozwiązywania sporów powstałych pomiędzy Bankiem a konsumentami jest Bankowy Arbitraż Konsumencki przy Związku Banków Polskich. Szczegółowe informacje o zasadach rozwiązywania sporów można uzyskać pod adresem: ul. Kruczkowskiego 8, 00-380 Warszawa oraz na jego stronie internetowej: https://zbp.pl/.

*dotyczy konsumentów

**dotyczy klientów indywidualnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym wspólników spółki cywilnej oraz rolników, dotyczy reklamacji ubezpieczeniowych

ZGŁASZANIE REKLAMACJI/SKARGI/WNIOSKU

osobiście w dowolnej placówce Banku

telefonicznie

52 328 04 00

e-mail

bswiecbork@bswiecbork.pl

listownie na adres siedziby Banku

Bank Spółdzielczy w Więcborku

Plac Wolności 21

89-400 Sępólno Krajeńskie

FORMULARZE DO POBRANIA

Formularz reklamacji (klienci indywidualni)

Formularz reklamacji (klienci instytucjonalni)

Formularz reklamacji kartowej klient indywidualny

Formularz reklamacji kartowej klient instytucjonalny

Formularz reklamacji ubezpieczeniowej